Aportes y Recomendaciones de Política Pública en materia de Transparencia y Calidad Política
La transparencia es la acción de parte del gobierno de dar a conocer detalladamente a los ciudadanos el uso del dinero publico y así prevenir la corrupción, mostrar las decisiones y resoluciones que toma el estado, proporcionar toda la información posible sobre los costos de los proyectos, el manejo de los fondos.
La transparencia le permite a la ciudadanía conocer como funciona internamente una institución y como esta maneja los fondos que recibe.
El Presente Blog, esta dedicado a desarrollar el tema de Transparencia y Calidad Política en Panamá, donde podemos aportar y recomendar que se desarrolle la Política Pública siguiente:
"GUÍAS PARA LA
IMPLEMENTACIÓN DE LA TRANSPARENCIA Y CALIDAD EN LA GESTION PÚBLICA"
Guía 1: Guía para la Implementación de una
Gestión Pública al Servicio de la Ciudadanía (Transparencia y Calidad)
En
esta guía se evalúa si las instituciones públicas al servicio de la ciudadanía cuenten
con un portafolio de los servicios que ofrecen, sustentando el fundamento legal
que les autoriza la prestación y cobro del citado servicio, publicado en su
página WEB, como un primer paso para el logro de la calidad en la gestión pública.
Se
establece que la calidad de cada servicio, debe estar basada en el cumplimiento
de estos seis atributos: confiabilidad, oportunidad, accesibilidad,
transparencia, trato amble y ambiente adecuado.
El
principio de transparencia es uno de los atributos implícito en cada servicio y
establece: que la administración pública debe estar abierta a la observación y
opinión del público, tomando en cuenta que la transparencia esta normada por la
Ley 6 de 22 de enero de 2002, en resumen se busca integrar al ciudadano para
que sea parte fundamental de la institución en el mejoramiento de la calidad de
los servicios y productos que a los mismos se les ofrece.
Fortalezas:
Las direcciones operativas son las encargadas de la prestación del servicio al ciudadano, están certificadas en las normas de calidad o en proceso, lo que les permite tener procedimientos, evaluaciones periódicas a través de las auditorías que realizan las empresas certificadoras, además cuentan con indicadores de medición del desempeño.
Al cuestionario de transparencia se le da seguimiento y se mantiene actualizado en la página WEB de la institución, por parte de la Oficina de Relaciones Públicas.
Debilidades:
Los procedimientos están basados en la calidad del servicio, en el cumplimiento de las normativas vigentes y los convenios internacionales ratificados por la República de Panamá, sin embargo hay otros componentes que deben ser incorporados a estos procesos, como lo son:
- Confeccionar un primer Portafolio de Servicios, sin embargo las direcciones operativas no cuentan con un inventario de los servicios que ofrece cada uno de sus departamentos, con su respectiva base legal que los autoriza a su prestación. Confunden las funciones con los servicios.
- Establecer mecanismos de seguimiento, control en la aplicación y difusión de la Ley de Trasparencia.
- Fomentar la participación ciudadana, difusión del principio de acceso público.
- Fomentar la innovación informática en la mejora de la calidad de los servicios.
Guía 2: Guía para la Implementación de una
Gestión Pública para Resultados (Calidad)
Planificación
Estratégica:
Para
entender mejor lo que es una planificación estratégica hay que partir de lo que
es una estrategia. Una estrategia es la decisión de realizar acciones que se
han planificado durante un tiempo determinado para alcanzar un objetivo o una
misión. La estrategia es el arte de identificar las opciones o camino más
favorables que tiene una entidad para llegar a una meta planteada.
La
Planificación Estratégica nos permite definir donde estamos, a dónde queremos
ir y lo más importante que camino nos debemos trazar para alcanzar el objetivo,
el comportamiento de ésta relación se
mide a través de los indicadores de gestión.
Esta
guía busca lograr una coordinación de los objetivos estratégicos de la Institución
con los objetivos estratégicos del Plan de Gobierno, con un enfoque de gestión para resultados que
apunten al desarrollo sostenible del país, tomando en cuenta la participación
ciudadana en la toma de decisiones dentro de la entidad, para lograr una
gestión pública de calidad.
En
estos momentos es indispensable señalar que la Ley 34 de 5 de junio de 2008 de
Responsabilidad Social Fiscal en su artículo 16, establece:
Al
inicio de cada nueva administración, dentro de los seis primeros meses de
instalada, el Órgano Ejecutivo adoptará un Plan Estratégico de Gobierno,
enmarcado dentro de los objetivos y las metas que surgen de la Concertación
Nacional y sus propios compromisos electorales.
El
citado Plan Estratégico de Gobierno debe incluir una estrategia económica y
social, la programación financiera a cinco años y un plan de inversiones
públicas indicativo a cinco años.
Se
establecerán criterios para la canalización del gasto público hacia sectores,
programas y proyectos prioritarios a nivel nacional.
Alineamiento Organizacional:
Los
funcionarios conocen la Estrategia Marítima Nacional y/o la Estrategia
Institucional.
Existe
un alineamiento entre la alta dirección y los funcionarios, se identifican
estos con los objetivos establecidos.
Saben
los funcionarios como se relaciona el trabajo que día a día realizan con los
resultados que la Institución espera obtener.
Fortalezas:
- Las direcciones operativas cuentan con su respectivo Plan Operativo de Trabajo, en el cual se establecen programas y actividades a realizar, exigido por las empresas certificadoras.
- El área de Planificación y Desarrollo formula el Plan Quinquenal de Proyectos de Inversiones con su respectivo cronograma de ejecución por año, se evalúa y se reformula año con año, con la Oficina de Programación de Inversiones del Ministerio de Economía y Finanzas.
Debilidades:
- No se ha logrado un Presupuesto por Resultados, en el que el presupuesto de funcionamiento y de inversiones debe ser el financiamiento de los planes operativos por unidades administrativas. No hay integración de la planificación y el presupuesto.
- La Institución no cuenta con un Plan Operativo Institucional, que consolide la gestión de la institución enfocada al cumplimiento de sus objetivos estratégicos y los del Plan de Gobierno.
- Se debe incluir en la gestión de la institución se debe enfocar más en la satisfacción del usuario y/o beneficiario del servicio.
Guía 3: Guía para la Implementación de la Gestión por Procesos (Calidad)
La implementación de procesos, es establecer claramente los productos y servicios que brinda la institución, manteniendo una mejora continua de dichos procesos, teniendo muy en cuenta que los procesos deben siempre ser los mismos y realizarse de igual forma para así obtener el mejor desempeño y elaboración a razón de la satisfacción de los clientes.
Fortalezas:
- La Oficina de Gestión de Calidad ubicada en cada Dirección Operativa, tiene identificados y actualizados los procesos que se deben cumplir en la prestación de cada servicio, basados en los requisitos de las empresas certificadoras.
Debilidades:
- Los procesos identificados deben ser documentados para evitar las improvisaciones y garantizar que siempre se realice de la misma forma.
- Lograr certificar a las cuatro Direcciones Operativas para garantizar la documentación de los procesos y su estricto cumplimiento a través de las auditorias de las empresas certificadoras.
- Realizar una ordenada programación de vacaciones de forma que unidad ejecutora tenga un remplazo debidamente capacitado, para evitar las “paradas de trámites por ausencia del responsable del cargo.
Guía 4: Guía para la Implementación del
Desarrollo de Capacidades de los Funcionarios Públicos (Calidad)
Esta guía se basa en la
incorporación de la Carta Iberoamericana de la Gestión Pública en el desarrollo
de capacidades de los funcionarios públicos.La calidad en la prestación
del servicio va íntimamente relacionada con la calidad del funcionario que
presta el servicio y en el ambiente que se desarrolla.
Los procedimientos pueden ser
claros sin embargo si el funcionario no tiene el correcto nivel académico para
comprender y aplicar el procedimiento, no se logra brindar el servicio con
excelencia.
Fortalezas:
- La Institución cuenta con un Plan de Capacitación, para lograr un alto rendimiento del funcionario.
- Las Direcciones Operativas de Marina Mercante y Gente de Mar certificadas en las Normas de Calidad ISO reciben constante capacitaciones para subsanar las deficiencias encontradas en las auditorias y evaluaciones.
- La Oficina Institucional de Recursos Humanos tienen establecidos los programas de inducción de la institución.
- El Reglamento Interno de la Institución contienen normas de ética que proporcionan pautas de comportamiento y establece las sanciones que se deben aplicar al incumplimiento.
- La Institución realiza periódicamente a los funcionarios, evaluaciones al desempeño, sin embargo no se utilizan incentivos para promover la calidad del funcionario.
Debilidades:
- Se deben formular programas de capacitación para que todos los funcionarios conozcan la Misión, Visión, los objetivos estratégicos, la Estrategia Marítima Nacional y la Carta de Iberoamérica de la calidad en la Gestión Pública,
- Que el funcionario sea más participativo en el establecimiento de los objetivos de la Institución y en la ejecución de los mismos.
Plan Estratégico
Para
entender mejor lo que es una planificación estratégica hay que partir de lo que
es una estrategia. Una estrategia es la decisión de realizar acciones que se
han planificado durante un tiempo determinado para alcanzar un objetivo o una
misión. La estrategia es el arte de identificar las opciones más favorables que
tiene una organización para llegar a una meta planteada.
La
planificación estratégica es un proceso de análisis, definiciones y llamado a
la acción, realizado al interior de la organización de manera consensuada con
la participación de la dirección y todo su equipo de coordinación, en el que se
construye lo que se conoce como plan estratégico y que se refiere a un
documento en el que se plasman las metas y objetivos de la organización junto
con las directrices del camino a seguir para alcanzarlas. Un plan estratégico
debe definirse para un periodo de entre tres y cinco años, pues se trata más de
una visión a futuro y no algo puntual a corto plazo.
Entre las
ventajas que la planificación estratégica nos brinda están:
- Evaluar las propuestas del Plan de Gobierno, detectar las necesidades nacionales e internacionales de los usuarios del servicio y del país.
- Descubrir lo mejor de la organización, en cuanto a capacidades, fortalezas y acciones;
- Identificar los cambios que se deben realizar o que quieren alcanzarse;
- Mejorar la coordinación y la comunicación en la organización, al trabajar de manera conjunta en su diseño;
- Anticiparse a lo que vendrá, planteando temas y acciones de manera proactiva;
- Reducir los conflictos, al alinear a toda la organización en torno a metas y objetivos comunes.
El proceso
para definir una planificación estratégica se puede resumir de la siguiente
manera:
Definir la misión: Lo primero que se debe
considerar para realizar una planificación es que la organización tenga
claramente definida cuál es su razón de ser, es decir el objetivo principal
bajo el cual se constituyó la organización. Esta razón de ser, este objetivo
es lo que se conoce como la misión. La misión de una organización es
una declaración del objetivo central de la organización, de su razón de ser. Es
una enunciación a largo plazo que debe distinguir y diferenciar a la
organización de las demás e identificar los valores que guían su accionar.
Definir la visión: La segunda pregunta a
realizarse en la organización dentro de un proceso de planificación estratégica
es ¿a
dónde vamos, a dónde queremos llegar? La respuesta a esta pregunta es
lo que se conoce como la visión. La visión de la organización permite
el trabajo conjunto de todo el equipo de colaboradores y le da el rumbo a la organización.
Es fundamental definir la visión de una organización para saber cómo se va a
llegar al objetivo central, cuáles son los valores que van a guiar este camino
y cuál es la conducta que se va a adoptar para llegar a esa meta. La visión
debe ser breve y fácil de captar y recordar, además de inspiradora. Debe
transmitir una idea triunfal, algo positivo, que resuma la meta a la que se
quiere llegar en los próximos tres a cinco años.
Definir los objetivos estratégicos: La tercera
pregunta tiene que ver con qué se desea hacer en la organización, es decir los
objetivos a corto y mediano plazo. Los objetivos son la respuesta a qué
intenta y qué intentará alcanzar la organización en el marco de la misión y la
visión definidas. Los objetivos deben ser realistas, medibles,
concretos, alcanzables y programados en el tiempo. Estos deben definirse
haciendo una reflexión y análisis realista en la organización sobre qué
acciones se pueden realizar considerando sus capacidades, talentos y recursos
disponibles. Considerando que los objetivos también se plantean para un periodo
de tres a cinco años, puede salir un número alto de estos por lo que es
importante priorizar y establecer cuáles van a ser más importantes que otros.
Plan Operativo
El plan
operativo es un documento oficial
en el que los responsables de una organización o
un fragmento del
mismo (departamento, sección, oficina...)
enumeran los objetivos y las directrices que
deben cumplir en el corto plazo. Por ello, un plan operativo se
establece generalmente con una duración efectiva de un año, lo que hace que
también sea conocido como plan operativo anual o POA.
El plan
operativo es la culminación del detalle de un plan estratégico y de un plan directivo. Debido
a esta circunstancia, el POA debe
adaptar los objetivos generales de la institución a cada departamento, y
traducir la estrategia global de la misma en el día a día de sus trabajadores.
Una de las
utilidades fundamentales de establecer un plan operativo radica en que es
posible, mediante las herramientas de inteligencia de negocio adecuadas,
realizar un seguimiento exhaustivo
del mismo, con el fin de evitar desviaciones en los objetivos. En este sentido,
las principales herramientas software que
ayudan a monitorizar un plan estratégico u operativo son el Cuadro de mando integral, los Sistemas de información ejecutiva, y
los Sistemas de Soporte a la Decisión.
El Plan
Operativo Anual, también conocido por sus siglas POA, es un instrumento para
concretar y facilitar la implementación de las propuestas contenidas en el Plan
Estratégico de una organización. Es un instrumento importante para la gestión
que permite y facilita la ejecución del plan, el seguimiento al cumplimiento de
las actividades, la administración eficaz de los recursos y la adecuada
ejecución del presupuesto.
El Plan
Estratégico se suele plantear para un período de 3 a 5 años, mientras que el
Plan Operativo Anual tiene una duración de 1 año. De allí que los resultados de
los Planes Operativos Anuales deben contribuir a la consolidación de la
Planificación Estratégica.
Es
importante que exista coherencia y vinculación directa entre el Plan Operativo
Anual y el Plan Estratégico, ya que en base al primero se busca alcanzar lo
establecido en el segundo.
Un Plan
Operativo Anual es un documento que debe contener:
- Los resultados a lograr durante el año y los indicadores de cada resultado.
- Las actividades para lograr cada resultado, explicando cómo se lo va a conseguir.
- Las personas responsables de cada actividad.
- Los recursos que se necesitan y los que se disponen para realizar cada actividad.
- Un cronograma de las actividades a realizar con los recursos disponibles, acorde a la duración del Plan Operativo Anual.
El POA debe
permitir lograr resultados de manera planificada, y ser un instrumento corto,
ágil y sencillo. Mientras más largo y complicado sea un POA, menos se utiliza
en una organización. Además, las metas y resultados esperados deben estar
claramente conocidos y difundidos en todos los niveles de la organización.
Finalmente,
para el cumplimiento del POA es necesario que en la organización se realicen
reuniones periódicas en las que se evalúe el cumplimiento de los indicadores
definidos, destacando las cosas que han salido como se esperaba y las que no se
han podido realizar. De esta forma, el POA puede convertirse en una importante
herramienta de gestión en las organizaciones.
Elaboración
del Plan de Trabajo Anual (POA):
Segmento del
Plan Estratégico que debe ser ejecutado durante el año.
Solicitud
del Presupuesto de Funcionamiento e Inversiones de acuerdo a las actividades y
componentes que se deben ejecutar, el Presupuesto es el financiamiento del Plan
de Trabajo.
La
Estructura Programática aprobada por el Ministerio de Economía y Finanzas en el
Presupuesto de Funcionamiento clasifica las unidades administrativas de acuerdo
a la actividad que realiza y su aporte al cumplimiento del Pla Integral.
La
Estructura Programática del Presupuesto de Inversiones se clasifica por tipo de
Proyecto de acuerdo al tipo de Institución.
De allí que
el POA se conceptualiza como un plan de trabajo que ejecutará la institución en
el transcurso de un año fiscal, se presenta como el compendio coherente y
consistente de las acciones a cumplir de los diferentes programas y proyectos
aprobados por la vía Presupuestaria. Las actividades que no se puedan cumplir
deben ser reprogramadas.
Seguimiento,
control y evaluación integral: (POA INSTITUCIONAL)
En base a la
estructuración del Plan Operativo Anual y su cronograma de actividades, se
establece un conjunto de indicadores de base que van a medir el nivel de
cumplimiento.
